Jeder kennt es, jeder scheut es: Montagmorgen und die 375 ungeöffneten E-Mails im Posteingang. Ohne klare Struktur und Ablauf gerät das schnell außer Kontrolle. Die Folge davon sind verpasste Fristen, entgangene Skonti und eine Menge Chaos-Kopfschmerz.
Manche mögen sich nun denken, dass ich hier viel zu weit unter der Basis-Ordnungs-Linie ansetze, doch genau dort findet das größte Potenzial statt.
Ich habe Kunden betreut, die 30 verschiedene Unterordner im Eingang hatten und wieder andere, die einfach 15 Jahre Firmengeschichte im Posteingang aufbewahrt haben – (ich übertreibe an dieser Stelle wirklich nicht!) und wissen Sie, was beide gemeinsam hatten?
Den verlorenen Überblick. Denn ja, tatsächlich ist auch “Überorganisation” ein genauso großes Problem wie gar keine Organisation.
Das Inbox-Zero-Prinzip wurde vom amerikanischen Produktivitätsexperten, Blogger und Autor Merlin Mann entwickelt. Er stellte das Konzept erstmals um 2007 vor.
Das Kernprinzip davon ist, dass man jede eingehende Email sofort einer von fünf Kategorien zuordnet: Löschen, Delegieren, Antworten, Zurückstellen und Handeln.
Natürlich ist nicht jeder Arbeitsalltag gleich und nicht alle Unternehmer:innen ähnlich strukturiert, somit finde ich es immer schwierig eine “one for all” Lösung anzubieten. Das Prinzip ist in seinem Fundament aber grundsätzlich sehr gut gestaltet und ich habe meine gesammelten Top Tipps aus dem Inbox-Zero Prinzip und vielen anderen Erfahrungswerten zusammengetragen um Ihnen rasch Zugang zu einem ordentlichen Posteingang zu verschaffen:
- Das Sammelarchiv
Seien wir ehrlich, wenn Sie zur Kategorie “Firmengeschichte im Eingang” gehören, dann werden wir zu Lebzeiten diesen Posteingang nicht mehr sortiert bekommen. Bis JETZT. Meine Methodik fokussiert sich überwiegend auf Effizienz, weswegen ich niemandem raten würde, die letzten 5000 Emails in Ordner zu sortieren. Naturgemäß können wir so viele Infos und Austausch auch nicht einfach löschen und möchten dennoch ad hoc Zugriff haben können. Die Übergangslösung ist, einen klaren Schnitt zu erschaffen: das Sammelarchiv. An Tag X werden alle Emails im Posteingang in ein Archiv verschoben. Das “Archiv” ist derweil allerdings nur ein Unterordner im Posteingang. Die Lösung erscheint auf den ersten Blick nicht ordentlich und wirkt ein bisschen wie “das Tupperware Kastl” in der Küche – aber Trust the Process – das ist nur der Anfang. - Die Leistungsstruktur
Im nächsten Step müssen wir definieren, welche Inhalte per Mail hereinflattern und diese kategorisieren. Das Standard Prinzip meiner Ordner ist: Eingang, ToDo, Wichtiges & Infos, Rechnungen und Erledigt. Diese Ordnerstruktur ist je nach Größe und Bedürfnissen des Unternehmens natürlich extrem individuell. Je nach Buchhaltungssystem gibt es dann noch die Möglichkeit, die Rechnungen in “offen” und “bezahlt” zu splitten – aber das ist ein Thema für ein anderes Mal.
Überlegen Sie sich genau, was Sie wirklich benötigen und starten Sie einen Versuch. Für eine wirklich durchgängige Ordnung ist meist eher der Weg das tatsächliche Ziel. - The First 10
Ein produktiver Tag benötigt einen strukturierten Start. Nicht jeder möchte/kann morgens die “schwierigen” Aufgaben erledigen, daher ist meine Empfehlung: die ersten 10 Minuten des Arbeitstages erst einmal Überblick schaffen und strukturieren beziehungsweise priorisieren. Konkret bedeutet das auf Ihr Email Postfach umgelegt: Was kam herein und wie kategorisiere ich das? Wenn wir davon ausgehen, dass Sie nun alle alten Emails archiviert haben und eine zumindest vorerst passende Unterordner Struktur geschaffen haben, dann sortieren Sie den neuen Eingang morgens gleich weg und priorisieren Sie die neuen und bestehenden “To Do” Mails (zB. mit Hilfe von Farbkategorien). Bei der Gelegenheit achten Sie auch gleich auf den wirklich unnötigen Datenfluss: Der Newsletter, dem Sie vor 10 Jahren irgendwo und irgendwann zugestimmt haben und seither kein einziges Mal gelesen haben? Abmelden. Werbung eines Lieferanten, den Sie ein einziges Mal beauftragt hatten und nie wieder benötigen? ABMELDEN. Rigoros? Ja, bitte! Nichts ist für die Ewigkeit und kaum ein Schritt unumkehrbar, also einfach mal machen, versuchen und im besten Fall die produktiven 10 Minuten wirklich effizient nutzen. - Die To Do Falle
Hervorragend: wir haben die eingehenden Emails sortiert und der Eingang ist leer.Was jetzt zählt ist, nicht den “To Do” Ordner (oder dergleichen) zum neuen Dump-Eingang werden lassen. Die Regel besagt; was weniger als 2 Minuten dauert wird sofort erledigt. Ein kurzes “Danke” an den Lieferanten? Done. Eine kurze unkomplizierte Frage eines Kunden? Done! Das fördert einerseits, die To Do Liste kurz zu halten und andererseits stärkt es bestenfalls auch noch die Kundenbindung (oder generelle Network-Bindung) Es ist professionell und vertrauenswürdig, wenn zeitgerechte Antworten von Ihnen kommen. Vermeiden Sie also unbedingt das Problem von A nach B zu verschieben und priorisieren Sie rechtzeitig.
Der erste Schritt ist immer schwer, aber in diesem Fall gibt die Ordnung von Heute Ihnen die Sicherheit für Morgen. Nie wieder Inbox-Panik, nie wieder Such-Chaos. Ein Traum? Nein, machbar.
Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder sich Unterstützung bei der Umsetzung wünschen, buchen Sie noch heute einen unverbindlichen Strategie-Call mit mir.
Kein Chaos ist zu groß, keine Sorge zu klein – gemeinsam schaffen wir den Raum für Ihren Erfolg.
Ihr Corporate Chameleon,
Yvonne Dangl